Акт приема передачи топливной карты водителю

Гсм приобретены посредством топливных карт — audit-it.ru

Акт приема передачи топливной карты водителю

Орлова Е.В. эксперт,
журнал «Российский налоговый курьер» № 17/2008

Публикация подготовлена при участии специалистов ФНС России

У организаций, использующих в деятельности транспорт, неизбежно возникают расходы, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов. Бензин можно покупать c помощью топливных карт. Как отразить операции по получению и расходованию топлива в бухгалтерском и налоговом учете? Ведь документы, подтверждающие приобретение ГСМ, фирма получит лишь по итогам месяца.

Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов.

Держателями топливных карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ.

В настоящее время у средних и крупных компаний возрастает спрос на топливные карты.

Специфика расчетов с использованием смарт-карт

Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Топливная карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.

На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.

Лимитированная топливная карта — это карта, на которой устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров).

По лимитированной карте покупатель получает топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не должно превышать установленный лимит независимо от того, сколько литров топлива было получено по карте в предыдущие дни.

Для изменения суточных или месячных лимитов на лимитированных картах необходимо переформатировать карту на основе заявки установленного образца, передаваемой в офис поставщика топлива. В заявке покупатель указывает величины новых лимитов. Например, лимит — 30 л бензина марки Аи-98 в сутки.

В этом случае держатель карты может израсходовать за сутки (с 00.00 до 24.00) не более 30 л единовременно или за несколько заправок. При этом оплаченный объем топлива уменьшается на сумму заправленных литров. Каждое начало суток дает возможность заправки бензином установленного лимита в полном объеме.

Операция по списанию литров с топливной карты может быть остановлена терминалом АЗС только по следующим причинам:

— величина запрашиваемого объема топлива превышает остаток на карте или суточный лимит;

— карта заблокирована.

Как правило, техническое обеспечение функционирования системы расчетов с помощью топливных карт осуществляет процессинговый центр (процессинговая компания) — центральный пункт сбора информации, в который поступают все сведения с карточных терминалов АЗС. Сведения обрабатываются и в виде актов, отчетов, реестров рассылаются организациям.

Чтобы приобретать бензин по топливным картам, компания должна заключить с процессинговым центром договор поставки топлива или договор на заправку нефтепродуктами автотранспорта с использованием топливных карт. По сути, это смешанный договор. Процессинговый центр выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственником топлива.

В соответствии с названным договором поставка бензина производится путем его выборки на АЗС поставщика (список автозаправочных станций приведен в приложении к договору) покупателем (держателем карты покупателя) по топливным картам через топливораздаточные колонки с использованием учетных терминалов поставщика для идентификации держателя карты.

Выборка топлива и передача данных начинается с даты получения компанией-покупателем топливных карт. Датой поставки считается дата выборки топлива держателем карты покупателя, указанная в чеке учетного терминала АЗС.

Обычно в договоре предусматривается, что право собственности на нефтепродукты переходит к покупателю в момент заправки на автозаправочной станции транспортного средства покупателя на основании предъявленной представителем покупателя топливной карты.

Расчеты за приобретаемое топливо производятся путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика стопроцентной предоплаты заказываемого количества топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета. Предоплата может осуществляться покупателем самостоятельно либо на основании счетов, выставляемых по запросу покупателя на сумму предоплаты, рассчитанной исходя из лимита.

В ряде случаев покупатель отдельно оплачивает стоимость многоразовых литровых топливных карт с суточным (или месячным) лимитом.

Количество передаваемых нефтепродуктов определяется исходя из суммы денежных средств на лицевом счете организации-покупателя.

Предельно допустимый остаток денежных средств на лицевом счете покупателя определяется в соответствии с условиями заключенного договора (например, из расчета потребления нефтепродуктов в течение трех суток).

При достижении суммы остатка (количества литров) на лицевом счете организации-покупателя по какой-либо марке топлива значения сигнального порога (его определяет поставщик) поставщик предупреждает покупателя о необходимости сделать заказ на топливо.

Документальное оформление…

…топливных карт

Топливные карты оформляются на основании заявки, утвержденной уполномоченными лицами покупателя. При передаче топливных карт организации (ее представителю) составляется акт приемки-передачи или товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

ПРИМЕР 1

ООО «Аурика» заключило договор № 65 от 11.08.2008 с топливной компанией ЗАО «Петрол Плюс» на приобретение бензина марок Аи-98 и Аи-95 с использованием смарт-карт. На получение топливных карт была оформлена заявка. При передаче карточек стороны подписали акт.

ПРИМЕЧАНИЯ В графе 2 указывается одно из перечисленного: название организации, номер машины, ФИО водителя. В графе 3 для смарт-карт с суточным лимитом допускается указание нескольких видов топлива, которые могут быть получены по одной смарт-карте. В графе 4 заполняется один из столбцов в соответствии с выбором покупателя. Суточный лимит учитывает суммарную выборку по всем видам нефтепродуктов, которые отпускались по смарт-карте в течение суток. В графе 5 указывается PIN-код до четырех цифр. Допускается отсутствие PIN-кодов по желанию покупателя.

Для учета движения выданных и возвращенных топливных карт организации целесообразно разработать и утвердить в бухгалтерской учетной политике специальный ежемесячный журнал.

СПРАВКА

Смарт-карты на дополнительные услуги автозаправок

Топливные карты могут применяться также для получения дополнительных услуг АЗС (мойка кузова, полировка, чистка салона, шиномонтаж и т. д.). Для учета таких услуг вводится понятие, например, «условная мойка». Стоимость одной единицы «условной мойки» установлена в прайс-листе поставщика.

За эти услуги с организации-покупателя списывается то количество единиц «условных моек», которое соответствует потребленным услугам в пересчете на одну «условную мойку». Предположим, стоимость «условной мойки» составляет 100 руб.

Если мойка кузова автомобиля стоит 550 руб., с топливной карты будет списано 5,5 единицы «условной мойки».

При этом остаток единиц данных услуг на лицевом счете организации-покупателя уменьшается на сумму, равную количеству единиц услуг, полученных покупателем.

Отметим, что если организация-покупатель согласно заявке приобретает сразу несколько смарт-карт, на каждую отдельную смарт-карту не зачисляются ни деньги (смарт-карта не является платежным средством), ни литры.

Предоплата процессинговому центру вносится за общее количество заявленного бензина по всем топливным картам в совокупности. По сути, смарт-карта представляет собой всего лишь техническое средство, выдаваемое водителям, для отпуска нефтепродуктов на АЗС.

Именно поэтому при выдаче смарт-карты ее держателю (водителю) не передаются ни деньги, ни денежные документы. Соответственно использование счетов 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы» в таком случае необоснованно.

Факт выдачи фиксируется только в ежемесячном журнале учета приема и выдачи смарт-карт, а на счетах бухгалтерского учета не отражается.

В топливной карте с суточным (или месячным) лимитом указывается объем приобретенного топлива в литрах (а не стоимость), что позволяет держателю карты заправлять бензин в топливный бак в пределах расходного лимита, оговоренного в заявке организации-покупателя.

В связи с этим рекомендуем разработать и утвердить в приказе по бухгалтерской учетной политике образец специальной формы «Отчет держателя смарт-карты». За основу можно принять, например, форму авансового отчета, дополнив ее необходимыми количественными реквизитами, связанными со спецификой обращения топливной карты, не являющейся платежным средством.

Данные ежемесячного отчета (реестра) процессингового центра о движении топлива по отдельно взятой карте (или по всем картам — в зависимости от того, какой отчет представляется в соответствии с условиями договора) необходимо сопоставлять с данными отчетов держателей смарт-карты и приложенными к ним чеками терминалов АЗС. В целях облегчения контроля организации за приобретением нефтепродуктов целесообразно в приложении к приказу по бухгалтерской учетной политике определить порядок и сроки представления специального отчета держателя смарт-карты.

…расходов на бензин

Ежемесячно после обработки данных процессинговый центр представляет организации-покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах фиксируется количество приобретенных ГСМ.

Основным оправдательным документом, подтверждающим фактический расход горюче-смазочных материалов на производственные цели, является путевой лист. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78.

В путевом листе указываются номер и дата его выдачи, номер и марка автомобиля, цель поездки, информация о конкретном пути следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Названные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

На основании этих данных определяется фактический расход ГСМ в отношении конкретного автомобиля.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a11/165352.html

Учет ГСМ

Акт приема передачи топливной карты водителю

21.05.12

Отражение в учете операций по приобретению горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ) зависит от применяемой формы расчета за топливо и порядка его отпуска на автозаправочных станциях (далее — АЗС).

Приобретение ГСМ за наличный расчет

Организационные моменты. Данный способ приобретения ГСМ не требует каких-либо предварительных действий.

Иными словами, предприятию-покупателю не нужно выбирать поставщика ГСМ, составлять с ним письменный договор и т. д.

Вместе с тем приказом руководителя могут быть установлены внутренние условия приобретения топлива, к примеру, ограничена сумма ежедневной «заправки».

За наличный расчет ГСМ обычно приобретаются через подотчетных лиц*.

Для этого работнику выдается аванс или возмещаются личные средства, потраченные им на указанные цели (правда, этот момент следует оговорить изначально).

Выдача наличности из кассы оформляется расходным кассовым ордером по типовой форме № КО-2, утвержденной постановлением № 637. В нем обязательно должно быть указано основание выдачи налички.

* Исключение составляют физические лица — предприниматели, а также лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, которые самостоятельно заправляют автомобиль, используемый в хозяйственной деятельности.

Первичным документом, подтверждающим расходы, понесенные работником на приобретение ГСМ, будет чек РРО, выданный на АЗС.

Чек РРО прилагается к Отчету об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). Отчет подается в бухгалтерию предприятия по форме, утвержденной приказом № 996.

Подробно сроки подачи Отчета и возврата неизрасходованных работником средств рассмотрены в подразделе «Подотчетные средства»// «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2011, № 14 (14), с. 66.

Напомним, что в случае выдачи аванса наличными Отчет должен быть подан до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел ГСМ за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет, а если работник приобретал топливо в командировке — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. 170.9.2 НК, п. 2 Порядка № 996). Вместе с тем неизрасходованные средства следует вернуть в кассу предприятия до или во время предоставления Отчета (абз. 4 п.п. 170.9.2 НК) сучетом сроков выдачи наличных под отчет, установленных п. 2.11 Положения № 637, а именно в течение 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет. Таким образом, вернуть неизрасходованные средства (при их наличии) необходимо не позднее следующего рабочего дня после выдачи наличных, а отчитаться — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел ГСМ.

Если же ГСМ приобретались в командировке, то работник обязан возвратить неизрасходованную сумму до или во время подачи Отчета (предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета).

Бухгалтерский и налоговый учет.

В соответствии с Инструкцией № 291 бухгалтерский учет ГСМ ведется насубсчете 203 «Топливо» счета 20 «Производственные запасы», на котором учитываются наличие и движение топлива, которое приобретается или изготавливается для технологических нужд производства, эксплуатации транспортных средств, а также для производства энергии и отопления зданий. Подебету субсчета 203 отражается поступление топлива на предприятие, а по кредиту — его использование в процессе производства, отпуск на сторону и т. д.

Аналитический учет на субсчете 203 ведется исходя из потребностей конкретного предприятия в разрезе видов и марок топлива, а также по местам его хранения. Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам — водителям автотранспорта.

Приобретенные ГСМ отражаются в составе запасов предприятия по первоначальной стоимости. Подробно составляющие первоначальной стоимости запасов (в частности, ГСМ) рассмотрены в подразделе «Поступление запасов»// «Налоговый кодекс: консультации и комментарии», 2012, № 6 (30), с. 3.

Что касается налогового учета, то с 01.04.2011 г. расходы на ГСМ учитываются в уменьшение объекта обложения налогом на прибыльв полном объеме независимо от типа автомобиля.

Главное, чтобы такие расходы были связаны с хозяйственной деятельностью.

Однако отразить их в составе налоговых расходов предприятие сможет только после использования ГСМ в хозяйственной деятельности по правилам, аналогичным используемым в бухгалтерском учете.

А вот в отношении НДС отметим следующее. В соответствии с п.п. «б» п. 201.

11 НК основанием для отражения налогового кредита без налоговой накладной являются кассовые чеки (с определением фискального номера и налогового номера поставщика) на общую сумму 200 грн.

в день (без НДС) (при условии, что будут соблюдены все остальные условия отражения налогового кредита: ГСМ приобретены для хозяйственной деятельности и используются в облагаемых НДС операциях; чек является фискальным*).

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/280961/

Учет топливных карт в бухгалтерии

Акт приема передачи топливной карты водителю

Многие компании, работающие в сфере грузоперевозок, или активно пользующиеся собственным автопарком, сталкиваются с большими топливными расходами. Снизить их, оптимизировать их и обеспечить полный контроль позволяет использование топливных карт.

Плюсы такого решения очевидны, так как подобные льготные предложения от сетей АЗС и сторонних процессинговых операторов дают возможность снизить расходы на горюче-смазочные материалы, минимизировать вероятность воровства топлива со стороны водителей, а также упрощают бухгалтерию. Но сложности остаются.

В основном они связаны с разрывом по срокам между фактической заправкой (приобретением бензина или дизтоплива) и поступлением отчетных документов от поставщика ГСМ и иных сопутствующих услуг (если таковые предусмотрены).

Особенности использования топливной карты

Карта на ГСМ в отличие от аналогичного банковского инструмента (дебетового или кредитового) не является платежным средством, а представляет собой технический инструмент для сбора и оформления строгой отчетности предприятия по топливным расходам. Существует несколько основных типов карточек с различными способами учета и расхода топлива:

  • Лимитированные. Имеет определенный лимит по топливу, который прописан в договоре. Держатель или его представитель может заправляться в течение лимитированного срока на определенное количество ГСМ. Например, не более 20 литров в сутки. По истечению срока лимит возобновляется.
  • Нелимитированные. Не имеют ограничения на литраж топлива в рамках общего внесенного количества ГСМ. Владелец или его представитель могут заправляться в любое время без каких-то ограничений – главное, не превышать общее количество литров на топливной карте.
  • Литровые. Здесь лимит устанавливается в литрах определенного вида топлива – без учета от его фактической рыночной стоимости на сегодняшний день (момент покупки/забора).
  • Денежные. Расход определяется в зависимости от денежной суммы, находящейся на счету. В случае достижения нулевого баланса или иной установленной суммы, пользовании инструментом блокируется до последующего пополнения.

Выбор конкретной топливной карты и ее возможностей полностью в руках владельца или руководителя предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

В зависимости от типа и вида инструмента учет топливных карт осуществляется по-разному и требует обязательного знания определенных нюансов.

Приобретение и оформление топливной карты

Для покупки и подписания договора можно обратиться в офис сети АЗС или процессинговой компании, которая предоставляет топливную карту. Некоторые организации делают это бесплатно, но предусматривают договором штрафные санкции за досрочное прекращение соглашения. Обычно заключается классический договор поставки, но с некоторыми нюансами.

Топливо будет предоставляться компании клиента путем выборки его на автозаправочных станциях поставщика. Днем поставки и моментом перехода прав на ГСМ от поставщика к клиенту считается момент заправки.

При этом стоимость топливной карты и иные платежи от клиента (например, за горючее, если предусматривается авансовый платеж, а не последующее пополнение счета) расцениваются как предоплата за услуги и ГСМ.

В зависимости от того, на каких условиях оформляется договор, в бухгалтерии он может быть оформлен по-разному:

  • Приобретение с условием возврата. Топливная карта при этом передается клиенту под залог и остается собственностью эмиттера – компании, выпустившей ее. Поэтому учитывать расход следует отдельно от собственного имущества компании. В случае прекращения соглашения или досрочного разрыва договора карточка возвращается оператору или АЗС, а бывший держатель получает обратно ее залоговую стоимость.
  • Приобретение за фиксированную плату. В таком случае потраченные деньги за вычетом 20% НДС списываются на затраты предприятия. Стоимость топливной карты лучше учитывать не на балансовых счетах, а сумму НДС отразить в отчетности отдельным пунктом.

Также необходимо осуществлять налоговый контроль этих приобретений, кроме случаев, когда соглашение предоставляется эмиттером безвозмездно или под залог, ведь компания-держатель в этом случае фактически не получает никакой экономической выгоды. При покупке карточки ее налоговый контроль производится вместе с другими затратами.

Работа с картами

Обычно топливные карты выдаются и закрепляются за водителями или руководителями. Но по закону они также при этом не получают какой-то экономической выгоды (денег). Поэтому бухгалтерский учет здесь также не осуществляется.

В качестве альтернативы и для контроля рекомендуется завести журнал учета с информацией о пользователе. Карточку при этом он может получать с началом смены и сдавать по ее окончании. Также можно предусмотреть другой порядок пользования – в зависимости от финансовой политики предприятия и характера учета расходов на горючее.

Бухучет расходов на топливо

Отслеживание любых топливных операций возлагается на эмиттера карты. При этом держатель, руководитель компании или непосредственный пользователь может получать полную информацию с выпиской за оговоренный в договоре отчетный период. Параллельно этому обычно ведется контроль в соответствии с информацией пользователя (водителя), взятой из путевых листов и чеков с АЗС.

По окончанию отчетного периода (обычно, в конце месяца) компания, выпустившая топливную карту, представляет клиенту отчетные документы:

  • Счет-фактуру.
  • Акт приема-передачи с указанием наименования и объема фактически забранного топлива.
  • Полный отчет по операциям – поступление денежных средств и заправки топливом.

В качестве контрольного документа (а также при наличии расхождений в расчетах) сторонами может быть составлен акт сверки по топливным расходам.

Расходы на топливо по топливным картам относятся к обычным расходам предприятия, а потому могут учитываться для уменьшения базы налогообложения, если это предусмотрено выбранной налоговой системой. Для этого владелец предприятия должен предоставить в налоговые органы соответствующие документы:

  • Обоснование затрат в пределах существующих норм и рыночных цен на ГСМ.
  • Подтверждение затрат на бензин и дизельное топливо.
  • Доказательства приобретения ГСМ для предприятия с целью получения им прибыли.

Любые затраты сверх установленных норм расхода ГСМ также учитываются, но не принимаются в налоговый расчет и не могут учитываться для снижения базы налогообложения.

Рекомендации по учету топлива при работе с топливными картами

Существует ряд нюансов и полезных рекомендаций, которые облегчат подсчет расхода ГСМ и затрат на топливо в бухгалтерской сфере. Поэтому перед началом работ с топливным картам необходимо позаботиться о следующих аспектах:

  • Стоимость карты должна учитываться на забалансовых счетах предприятия, а бухгалтеру необходимо открывать отдельный счет и субсчет для учета отдельно ГСМ и карточки.
  • На предприятии должна быть Учетная политика с указанием информации о порядке постановки карточки на баланс, методике учета расходов на заготовку и хранение ГСМ, наименовании и местоположении складов хранения, стоимости прихода и списания топлива и т.д.
  • В Учетной политике должны быть указаны нормы расхода ГСМ и метод расчета затрат и налогов. Нормы расхода топлива должны соответствовать нормативным документам Минтранса.
  • Полностью обдумать и утвердить документооборот, например, бланк путевого листа и другие необходимые для контроля и отчета документы.
  • Рекомендуется осуществлять контроль и составлять отчеты о расходовании горюче-смазочных материалов сверх установленной соответствующим приказом на предприятии нормы.
  • Необходимо оформить и вести журнал учета, где будет отслеживаться поступление, списание, движение, передача и другие действия по карточкам.
  • Рекомендуется проводить ежемесячную проверку расходов на предмет соответствия отчета поставщика и внутреннего документооборота.

Таким образом, работа с топливными картами должна быть тщательно подготовлена и организована. Только в этом случае можно гарантировать отсутствие ошибок и неточностей, которые могут стать проблемой при составлении финансовой отчетности предприятия и уплате налогов.

С другой стороны, работа с карточками на топливо позволяет существенно упростить бухучет на предприятии, так как дает возможность полностью отказаться от использования наличных средств в этой сфере.

В свою очередь это положительно сказывается на расходах организации, ее налоговых затратах, потерях на нечистоплотности и мошеннических действиях водителей. Кроме того, при правильной организации работы и контроля, карты на ГСМ – это упрощение бух.

учета и возможность снизить соответствующую статью расходов.

Источник: https://petrolcards.ru/articles/uchet-v-buhgalterii/

Вопрос: Наша организация заключила с топливной компанией договор на приобретение горюче-смазочных материалов по топливным картам. Израсходованные ГСМ в конце месяца списываем на основании путевых листов. Можем ли мы, не расторгая договорные отношения с топливной компанией, перепродать топливные карты другому юридическому лицу в связи с отказом от служебного транспорта? (

Акт приема передачи топливной карты водителю

Наша организация заключила с топливной компанией договор на приобретение горюче-смазочных материалов по топливным картам. Израсходованные ГСМ в конце месяца списываем на основании путевых листов. Можем ли мы, не расторгая договорные отношения с топливной компанией, перепродать топливные карты другому юридическому лицу в связи с отказом от служебного транспорта?

Для приобретения горюче-смазочных материалов ваша организация заключила договор поставки топлива с использованием топливных карт. Потребность в топливных картах определялась исходя из количества автотранспортных средств, заправка которых должна была производиться в рамках заключенного договора.

Для получения топливных карт была оформлена соответствующая заявка с указанием государственных номеров автомашин, марки и наименования потребляемого топлива.

В целях контроля за движением и сохранностью топливных карт ваша организация могла выдавать их водителям под расписку, фиксируя передачу и возврат в журнале учета приема и выдачи топливных карт.

При расторжении договора топливные карты возвращаются топливной компании, которая затем их уничтожает (при этом внесенная плата за изготовление топливной карты покупателю не возвращается). Передача же топливных карт в рамках заключенного договора от одного юридического лица к другому запрещена. Рассмотрим причины запрета.

Выборка ГСМ производится на АЗС поставщика через топливно-раздаточные колонки с установленными на них учетными терминалами.

Расчеты за приобретаемое топливо осуществляются путем перечисления организацией-покупателем на счет поставщика 100%-ной предоплаты за заказываемое количество топлива в соответствии с прайс-листом поставщика по ценам, установленным на дату выставления счета.

В конце месяца продавец ГСМ на основании обработанных сведений, поступивших в процессинговый центр, составляет акт приобретения топлива. В нем указываются номер топливной карты, дата заправки, количество и стоимость приобретенного горючего.

Кроме того, поставщик топлива ежемесячно передает покупателю счет-фактуру, акт сверки взаимных расчетов, товарную накладную на объем и стоимость выбранного топлива, а также ежемесячный отчет (или реестр) операций по картам. В этих документах отражается количество приобретенного топлива.

Основанием для принятия его к учету являются товарная накладная от процессингового центра, датированная последним днем отчетного месяца, а также ежемесячный отчет (реестр) операций по топливным картам. Указанные сведения сверяются с данными отчета водителя, который обобщает информацию из путевых листов и приложенных к ним чеков терминалов АЗС, полученных при покупке топлива.

От редакции: Подробно об отражении в налоговом и бухгалтерском учете расходов на приобретение топливных карт, а также об учете горюче-смазочных материалов по ним см. «В курсе правового дела», 2009, N 7, стр. 86.

Действующее законодательство не запрещает продажу топливной карты, учет которой ведется отдельно от учета товарно-материальных ценностей. Однако такая операция не предусмотрена условиями заключенного договора. Поэтому вы не можете передать (перепродать) топливные карты стороннему юридическому лицу, не нарушив договорных отношений с топливной компанией.

При этом вы можете с согласия поставщика топлива заключить трехсторонний договор, условия которого предусматривали бы передачу (уступку) выданных вашей организации топливных карт третьему лицу. Без внесения таких дополнений в договор покупателем нефтепродуктов является ваша организация.

Поэтому на основании данных процессингового центра все счета-фактуры и накладные на объем и стоимость фактически выбранного бензина будут выставляться именно вам.

Полученные от топливной компании первичные документы будут отражать общее количество приобретенного топлива по всем топливным картам, включая расходы на горюче-смазочные материалы для автотранспорта стороннего юридического лица.

При этом стоимость топлива, потребленного собственным (в том числе арендуемым) транспортном, организация вправе учесть при налогообложении прибыли. А расходы на ГСМ для стороннего транспорта могут быть признаны в расходах только при наличии выручки от реализации ГСМ, то есть при продаже топлива.

Однако эту операцию в силу установленного запрета на передачу топливных карт ваша организация произвести не может. Поэтому расходы на ГСМ для автотранспорта стороннего юридического лица будут экономически необоснованными, следовательно, они не могут быть учтены при исчислении налога на прибыль*(1). Соответственно у компании, которой вы передадите топливные карты, не будет оснований списывать расходы на ГСМ, принимать НДС к вычету из-за отсутствия у него первичных документов, выставленных поставщиком топлива.

Таким образом, отказавшись от служебного автотранспорта, ваша организация без внесения соответствующих изменений в договор не сможет передать (перепродать) топливные карты другому юридическому лицу, не нарушив условий договора, заключенного с топливной компанией.

Л.П. Бойко,

ведущий эксперт экспертно-консультационного

отдела компании ПРАВОВЕСТ

15 января 2010 г.

«В курсе правового дела», N 2, январь 2010 г.

————————————————————————-

*(1) п. 1 ст. 252 НК РФ

Источник: http://base.garant.ru/5850830/

Гражданская позиция
Добавить комментарий