Обязательно ли вести журнал путевых листов

Путевой лист легкового автомобиля: бланк, правила и образец заполнения, для чего нужен, обязательно ли оформлять, как вести журнал учета

Обязательно ли вести журнал путевых листов

Бюджетные и коммерческие предприятия, а также индивидуальные предприниматели в процессе работы осуществляют автотранспортные перевозки. Для грамотной организации процесса перемещения сотрудников, клиентов и грузов на легковом автомобиле оформляют путевой лист. Документ позволяет контролировать время и характер использования транспорта, расход бензина и работу водителя предприятия.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (путёвка) — бумажный формуляр для первичного документирования данных по перемещению транспорта и действиям водителя организации. Записи ведут по рекомендуемой форме 3 или на её основании.

Информацией из путевого листа пользуются в следующих целях:

  • регистрации передвижения работника;
  • списания масел и топлива;
  • планирования профилактического обслуживания транспорта;
  • расчёта амортизации;
  • расчёта оплаты труда водителя;
  • оформления акта при контрольном замере количества топлива.Документ состоит из общей формы, раздела для отображения времени выезда и заезда в гараж, а также путевых отметок

Обстоятельства, когда оформлять путёвку не нужно:

  • автомобиль является собственностью физического лица и передаётся в пользование организации или другому человеку — в данной ситуации оформляют доверенность;
  • легковой автомобиль является собственностью предприятия — при этом отчёт о расходах на обслуживание автомобиля и ГСМ владельцу не требуется. ГИБДД достаточно предъявить доверенность.

Необходимость в выписке путевого листа возникает в случае, когда организация занимается коммерческими перевозками грузов и пассажиров.

Путёвки требуются в работе самого предприятия. Бухгалтерия ведёт учёт расходов и начисляет заработную плату. Другие сотрудники фирмы контролируют и планируют использование автотранспорта. Наличие путёвки обосновывает поездку на служебном автомобиле во время проверки сотрудником ГИБДД.

Бланк 2018 года

Форма 3, утверждённая в качестве бланка путевого листка, является рекомендуемой. Организация вправе использовать собственный документ, при условии содержания в нём обязательных сведений:

  • наименование и номер учётной формы;
  • дата выписки путёвки;
  • срок, на который выдана путёвка;
  • фамилия, имя и отчество водителя;
  • сведения об автомобиле (регистрационный номер, модель);
  • реквизиты собственника транспортного средства (предприятие, фирма);
  • ОГРН (ОГРНИП) организации;
  • сведения о проведении предрейсовой оценки технического состояния автомобиля;
  • штамп медицинского работника о допуске водителя к рейсу.

Формат путевого документа, разработанный в индивидуальном порядке, утверждают и вводят в действие приказом директора предприятия и вносят в его учётную политику. Приказ оформляют на фирменном бланке организации. В листе ознакомления указывают круг лиц, которому необходимо пользоваться данным приказом, их подписи.

Утверждённая форма документа обязательна для исполнения сотрудниками предприятия.

Последним нововведением является обязанность указания ОГРН (ОГРНИП) и отметки об осмотре автомобиля механиком перед выездом.

Правила и образец заполнения

В крупных компаниях, где используют целый автопарк, выпиской путевых листов занимаются диспетчеры. В фирме, где эта должность не предусмотрена, оформлением путёвок занимается назначенное лицо.

Им может быть директор, секретарь, бухгалтер, водитель. Графу, в которой фиксируют пробег автомобиля, заполняет непосредственно водитель. Данные приборов записывают перед поездкой и после неё.

Учитывают показания датчика топлива и ондометра.

Порядок внесения сведений в путевой документ легкового автомобиля регламентирован Приказом № 152 Минтранса России от 18.09.2008 г.

Путёвку всегда делают в одном экземпляре. В бланке предусматривают строку для продления действия путёвки в случае непредвиденной задержки в рейсе.

На автотранспортных предприятиях путёвку для легковых машин выписывают ежедневно. В других организациях устанавливают периодичность выдачи так, чтобы рационально организовать работу подразделений.

Документ оформляют не реже, чем один раз в месяц.

Его передают уполномоченному лицу по истечению срока действия. На нём ставятся подписи сотрудников:

  • лица, ответственного за заполнение бланка;
  • руководителя предприятия.

Бланк путёвки относится к документам строгой отчётности, ему присваивают номер и хранят 5 лет.

На документе ставят штамп. Круглую печать применяют, если это указано в Уставе.

Лицевая сторона

Лицевая сторона путёвки содержит следующую информацию:

  1. Номер и серия документа. Нумерацию разрабатывает уполномоченное лицо и утверждает директор предприятия, она не должна дублироваться. Поле «Серия» заполняют для бланков, отпечатанных в типографии.
  2. Дата. Указывают дату выдачи и срок действия документа, который не может превышать одного месяца. В случаях, когда лист выдают на несколько дней, вписывают необходимый период.
  3. Данные об организации. Заполняют наименование, юридический и фактический адреса предприятия, телефон, ОГРН (ОГРНИП), код ОКПО.
  4. Сведения об автомобиле. Указывают марку, реквизиты договора аренды (если машина арендована), государственный номер, гаражный или инвентарный номер.
  5. Фамилия, имя, отчество и табельный номер водителя.
  6. Данные о водительском удостоверении.
  7. Сведения о классе водителя.
  8. Наименование организации и фамилия водителя, в распоряжение которого поступает автомобиль.
  9. Адрес подачи. Указывают адрес, куда должен подъехать автомобиль для выполнения дальнейших указаний.
  10. Время выезда из гаража. Указывают также дату начала рейса, если документ был выдан более чем на один день.
  11. Диспетчер-нарядчик. Два поля, в одно из которых вписывают фамилию сотрудника, выдавшего лист. Во втором уполномоченное лицо удостоверяет подписью время прибытия автомобиля в гараж, делает пометки об опоздании, простое или другой непредвиденной ситуации.
  12. Механик. В строке подписывается механик, осмотревший автомобиль перед рейсом. Вносит свою фамилию и инициалы. Подпись водителя означает его согласие с заключением об исправности транспортного средства.
  13. Время возвращения в гараж. Помимо времени, ставят дату, если путевой документ выписали на несколько дней.
  14. Автомобиль сдал водитель. В поле ставит подпись водитель, визируя время приезда в гараж.

Прилагаемый бланк и образец заполнения — это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года и до сих пор не потеряла своей актуальности

В нижнюю часть путёвки вносят информацию по движению топлива:

  • марку бензина;
  • количество горючего в баке перед началом работы;
  • количество топлива, выданного во время рабочего дня;
  • объём топлива в баке при возвращении в гараж;
  • расход топлива по норме (показатель рассчитывают по нормам согласно по распоряжению № АМ-23-р Минюста России);
  • фактический расход топлива;
  • показания спидометра до и после выезда;
  • экономия или перерасход топлива.

Перед выездом транспорта в путёвке расписывается врач.

Оборотная сторона

Согласно форме 3, на оборотной стороне путевого бланка указывают маршрут. Водитель описывает все передвижения за период, на который распространяется действие путёвки. Работник вносит данные о времени отъезда и приезда, указывает расстояние в километрах. Необходимость внесения этих сведений учитывают при разработке формы для учёта поездок и расхода ГСМ на предприятии.

Каждую поездку автомобиля записывают под индивидуальным номером, указывают код заказчика (если присвоен). Если путёвка выдана на несколько дней, указывают дату поездки.

На оборотной стороне подпись ставит сотрудник, который использовал автомобиль.

С 2013 года каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться

Особые правила заполнения листов на линии

Внесение данных в бланк на линии имеет свои особенности:

  • заказчик отмечает точное время — графу заполняют только в случае предъявления путёвки водителем;
  • в графе «Заказчик» клиент ставит подпись, которой подтверждает достоверность указанных в документе сведений;
  • в графах «По прибытии» и «По убытию» заказчик проставляет показания спидометра автомобиля;
  • графа «Особые отметки» нужна, чтобы зафиксировать замечания клиента.

Особые правила при заполнении листов, когда машина возвращается в гараж

В случае возвращения автомобиля в гараж действуют следующие правила заполнения путевых листов:

  • блок «Работа водителя и автомобиля» заполняет механик — он фиксирует дату и время прибытия машины в гараж, списывает данные спидометра и датчика горючего, визирует записи;
  • в графе «Сдал» расписывается водитель, подтверждая, что возвратил автомобиль в удовлетворительном состоянии;
  • завершающим этапом является принятие и визирование листка диспетчером.

Предрейсовый медосмотр водителя

Медицинскому осмотру подлежат все, кто числится в компании на водительских должностях, независимо от места, дальности поездки, типа транспортного средства. медосмотры и психиатрические освидетельствования осуществляются за счёт средств работодателя.

Медработник осматривает водителя перед рейсом и после этого фиксирует действия в путевом листке.

Кабинет врача обустраивают на предприятии либо заключают договор с медицинской организацией.

После предрейсового осмотра врач оставляет запись о том, что водитель может выполнять свои обязанности по управлению транспортным средством.

Время, затраченное на медосмотр, считается рабочим временем водителя

Нахождение на линии водителя, не прошедшего медицинское освидетельствование, ведёт к административному штрафу. За отсутствие записи об осмотре также предусмотрена административная ответственность. Аналогичные последствия ожидают организацию, если осмотр провёл неквалифицированный врач.

Согласно законодательству, юридическое лицо штрафуют на 110–130 тыс. руб., руководителя — на 15–25 тыс. руб.

Как правильно вести журнал выдачи путевых листов

Выданные путёвки регистрируют в журнале движения путевых листов по отраслевой форме № 8. Ответственным за ведение журнала назначают специалиста, который выпускает автомобиль на маршрут.

Титульный лист журнала оформляют с указанием названия организации и фамилии ответственного за заполнение документа. Оставляют строки для записи дат, когда начат и окончен журнал. Документ прошивают, подписывают и проштамповывают.

В журнале регистрации путевых листов заполняют следующие графы:

  • номер путевого документа (путёвки нумеруют, начиная с №1);
  • дату выписки путёвки;
  • фамилию и инициалы водителя, его номер по табелю;
  • номер транспортного средства;
  • дату получения путёвки бухгалтерией;
  • подпись водителя, бухгалтера и диспетчера (сотрудника, ответственного за выпуск транспортного средства).

После заполнения последней страницы журнал сдают в архив организации и хранят не менее пяти лет.

В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах

Основные бухгалтерские проводки по путевому листу

Путевой лист — первоисточник сведений, на основании которых бухгалтер списывает горюче-смазочные материалы. Для проводки используют счета 20, 10 и субсчёт 10.3. Реже используют счета 23 и 26, для торговых организаций — 44-й счёт.

Горюче-смазочные материалы списывают при помощи проводки: ДТ 20 (23, 26 или 44) – КТ 10.3. По бухгалтерской документации проходят фактические затраты на объём ГСМ, израсходованный и зафиксированный в бланке путёвки.

Штрафные санкции со стороны ГИБДД и ФНС

Налоговую инспекцию интересует корректность и своевременность оформления путевых листов, так как документ отражает расход ГСМ подотчётной организацией. Случаи, когда у ФНС возникают вопросы по поводу использования транспорта:

  1. В организации не оформлялись путевые листы для собственных автомобилей работников, но имело место их использование в служебных целях. Претензии могут возникнуть, если сотруднику начислена компенсация.
  2. Невозможно получить однозначные сведения по расходу ГСМ, так как информация в чеках и путевых листах разнится.
  3. Показания спидометра служебного автомобиля в конце рабочей смены отличаются от данных на утро следующего дня.

ГИБДД накладывает штрафные санкции за отсутствие путёвки. Штраф составляет: для водителя — 500 руб., для руководителя предприятия — 20 тыс. руб., для организации — 100 тыс. руб.

Если в работе предприятия путевой документ не используют, то на водителя оформляют доверенность.

Неправильное оформление путёвки грозит штрафом от 3 до 30 тыс. руб.

Заполняем путевой лист на видео

Путевой лист — важный документ, который оформляют в организации в установленном или самостоятельно разработанном виде. Бланк содержит обязательные реквизиты. Надлежащее оформление документа обеспечивает правильный учёт работы автотранспорта, а также предотвращает вопросы со стороны ФНС и ГИБДД.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/putevoy-list-legkovogo-avtomobilya.html

Вести ли путевые листы при упрощенке?

Обязательно ли вести журнал путевых листов

Организация применяет УСН без НДС с ведением учета в книге доходов и расходов.

1. Какие требования предъявляются к ней в части указания информации в путевых листах при осуществлении автомобильных перевозок грузов?

Порядок оформления путевого листа |*| при выполнении автомобильных перевозок грузов установлен Инструкцией о порядке оформления транспортных документов, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (далее – Инструкция № 138).

* Информация об особенностях заполнения путевого листа доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Так, при выполнении автомобильных перевозок грузов путевой лист должен содержать следующие сведения:

– период действия путевого листа;

– наименование (фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) перевозчика (штамп (печать) перевозчика));

– марку и регистрационный знак автомобиля;

– данные о водителе;

– отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;

– отметки о техническом состоянии автомобиля;

– данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля, данные о движении топливно-смазочных материалов;

– отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;

– иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевой лист (п. 4 Инструкции № 138).

Эти данные подлежат заполнению всеми организациями, оформляющими путевые листы.

Путевой лист в настоящее время не является первичным учетным документом. Однако первичные учетные документы, на основании которых операции отражаются в бухгалтерском учете, составляются по данным путевых листов.

В этой ситуации вопрос касается организации, применяющей УСН и ведущей книгу учета доходов и расходов, в связи с чем освобожденной от обязанности ведения бухгалтерского учета.

Напомним, что путевой лист выполняет ряд функций по учету работы транспорта и водителя, а также функции, связанные с требованиями в области транспортной деятельности:

– подтверждение уполномоченным лицом технического состояния транспортного средства при выпуске на линию;

– освидетельствование (осмотр) водителя;

– отражение информации, связанной с материальной ответственностью водителя (приемка и сдача автомобиля, движение заправленного в автомобиль топлива, принятого водителем под материальную ответственность, и т.д.).

Поэтому даже если организация освобождена от обязанности ведения бухгалтерского учета, отражение в путевом листе, например, информации о движении топлива необходимо для целей формирования системы материальной ответственности водителя.

Справочно: порядок оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров установлен Инструкцией о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утвержденной постановлением Минтранса Республики Беларусь от 29.03.

2012 № 25 (далее – Инструкция № 25), которая применяется в отношении путевого листа легкового автомобиля, путевого листа автомобиля-такси, путевого листа автомобиля-такси индивидуального предпринимателя, путевого листа автобуса, путевого листа автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя.

В ней содержатся требования, аналогичные приведенным в п. 3 Инструкции № 138.

2. Необходимо ли заполнять оборотную форму путевого листа легкового автомобиля в графе «Выполнение задания», если организация применяет УСН без НДС с ведением учета в книге учета доходов и расходов?

Это делать целесообразно.

Сведения, которые в обязательном порядке должны быть приведены в путевом листе, указаны в п. 4 Инструкции № 138 и перечислены в ответе на предыдущий вопрос. Можно сделать вывод, что информация о выполнении водителем задания не является обязательной для указания в путевом листе.

Однако такая информация позволяет организации наладить внутренний контроль за работой водителя, за сохранностью материальных ценностей (ГСМ), а также избежать несанкционированного использования транспортного средства и т.п.

 Для организации, уплачивающей налог на прибыль, указанная информация будет являться дополнительным обоснованием использования транспортного средства в производственных целях и, следовательно, правомерности включения стоимости израсходованного при этом топлива в затраты, учитываемые при налогообложении прибыли |*|.

* Информация о новациях в налогообложении прибыли в 2016 г. доступна для подписчиков электронного «ГБ»

Напомним, что при использовании легкового автомобиля в пределах города в путевом листе легкового автомобиля в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись: «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах (п. 6 Инструкции № 25).

Источник: https://www.gb.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter/vesti-li-putevye-listy-pri-uproshchenke

Как правильно заполнить журнал учета путевых листов

Обязательно ли вести журнал путевых листов

Бухгалтерия Журнал учета путевых листов — это специальный учетный регистр, необходимый для отражения информации о выданных путевках внутри экономического субъекта. За ошибки в заполнении регистра налоговики могут выписать штраф. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их исправить.

27 января 2019 Евдокимова Наталья

Все бюджетные организации, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны составлять и вести учет путевых листов. Путевка — это документ, которым подтверждают не только расходы на запчасти или ГСМ, но и передвижение автомобильного транспорта.

Кроме того, эта бумага является основанием для начисления зарплаты водителю. Путевой лист подтверждает право водителя управлять автомобилем, особые отметки в документе говорят об исправности авто и о том, что водитель прошел обязательный медицинский осмотр.

Если не предоставить сотруднику ГИБДД правильно оформленную путевку, то штраф гарантирован.

Все путевки заносятся в журнал движения путевых листов. Подробно об инструкции заполнения документа мы уже рассказывали в статье «Образец журнала выдачи путевых листов 2019». В материале можно скачать образец журнала регистрации путевых листов 2019, а также актуальные бланки для использования.

Но часто при работе допускаются ошибки, за которые бюджетную организацию могут оштрафовать. Поэтому разберемся, что делать, если образец заполнения журнала учета путевых листов содержит неточность, и как ее исправить так, чтобы это было законно.

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести (2019)

Вести журнал учета выдачи водителям путевых листов обязательно, если организация работает в путевками. Простыми словами, если экономический субъект эксплуатирует транспорт, то путевой лист выписывать обязательно. Это первичный документ бухучета. Следовательно, необходимо обеспечить полный, достоверный и хронологический учет первички. Итог — регистр вести обязательно.

С момента вступления в силу закона № 402-ФЗ у любой организации появилось право выбора: использовать унифицированный бланк или разработать свой. Общепринятая форма № 8 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 (ОКУД 0345008).

Скачать журнал учета путевых листов (форма 8) 2019 год

Скачать

Повторимся, что организация вправе разработать собственный формат регистра. Пример своего бланка — скачать бесплатно журнал учета выдачи путевых листов 2019.

Распространенные ошибки

Исправлять ошибки в регистре учета допустимо. Сделать это нужно по обычному порядку внесения исправлений в бухгалтерские документы: неправильное зачеркнуть, внести верные записи, заверить исправления подписью (с расшифровкой Ф.И.О. и должности) ответственного лица.

Рассмотрим типичные ошибки в ведении журнала учета путевок.

Ошибка

Что делать

Организация использует самостоятельно утвержденный бланк. Форма документа и порядок ведения не утверждены.

Использование своих форм первичной документации и регистров в учреждении закреплено в законе № 402-ФЗ. Однако недопустимо применение таких форм без утверждения.

Исправляем ошибку: создаем приказ, в котором утверждаем свой образец книги регистрации путевых листов, а также порядок ее заполнения. Приказ может быть отдельным или являться приложением к учетной политике организации.

Последствия: налоговики могут не принять такой документ к вычету расходов и выписать штраф.

Не определено ответственное лицо.

Законодательно установлено, что за правильность составления путевок и регистрационного журнала несет ответственность руководитель. Но в организации должно быть назначено ответственное лицо за составление и ведение документов.

Исправляем ошибку: издаем приказ о назначении ответственного лица, ознакомляем сотрудника под подпись. Дополнительно вносим изменения в должностные инструкции.

Последствия: если ответственный работник не назначен, то наказание за неправильный учет в полной мере ложится на плечи руководителя учреждения.

Нарушение хронологического порядка заполнения регистра первички (ошибка в номере или дате первички).

Такая неточность в нумерации документа или его дате не считается фатальной. Описку придется исправить, как положено: зачеркнуть тонкой линией неверную запись, рядом внести исправления.

Путевки с дробными номерами (например, 100/1 и 100/2 или 150/а и 150/б).

Ведение дробной нумерации для путевок допустимо, но вызывает у работников ФНС недоверие. Поэтому такой порядок не рекомендуется.

Например, если диспетчер забудет внести одну или несколько путевок в журнал, даже после исправлений должным образом, налоговики могут оспорить достоверность первички. То есть признают, что документы были выписаны задним числом для списания ГСМ.

В итоге расходы по таким первичным документам не признают, пересчитают налогооблагаемые базы (прибыль, НДС), заставят доплатить налоги в бюджет. А еще могут выписать штраф за умышленное занижение налогооблагаемой базы.

Новый путевой выдан водителю раньше, чем он отчитался по старому документу.

В регистре имеется отдельная графа, где указывается дата сдачи водителем путевки и подтверждающей документации ответственному диспетчеру (скачать бесплатно журнал путевых листов можно выше). Такая ситуация — прямое нарушение порядка ведения и учета путевых листов в учреждении. Новый лист выдается водителю только после сдачи предыдущего.

Исправление ошибки: если организация не занимается транспортными перевозками, следует выписать путевой лист не на один день, а на несколько. Максимальный срок действия — 1 месяц. Такой подход позволит исключить типичные ошибки.

Журнал не прошит, отсутствует нумерация страниц, форма не заверена руководителем.

Такой журнал налоговики не примут, так как посчитают его поддельным.

Исправить ошибку просто: завершенный регистр за отчетный период прошейте, пронумеруйте страницы. На последнем листе сделайте запись о количестве листов (цифрами и прописью). Затем заверьте подписью руководителя и ответственного лица, поставьте печать. Правильно оформленный журнал не вызовет недоверия у представителей ФНС.

Если используете унифицированный формат, то в учетной политике обязательно обозначьте данные положения. Унифицированный бланк можно скачать (журнал учета движения путевых листов, форма 8) выше.

Как исправить ошибку

Расскажем подробнее, как внести исправления в документ. Пример исправлений можно ниже скачать бесплатно, журнал выдачи путевых листов тоже. Порядок исправления ошибок закреплен в п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ, раздел 4 Положения Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, состоит из четырех основных правил:

  1. Зачеркните тонкой ровной чертой неверную запись. Сверху пропишите правильные реквизиты. Исправления должны хорошо читаться.
  2. Рядом с исправительной записью напишите «Исправлено».
  3. Обязательно укажите дату внесения изменений в журнал регистрации путевок.
  4. Внесенные исправления нужно обязательно заверить у сотрудника, ответственного за ведение регистра. Следует поставить подпись, указать расшифровку Ф.И.О. и должность.

Скачать бесплатно образец журнала учета путевых листов с исправлениями

Скачать

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/chto-delat-s-oshibkoy-v-zhurnale-ucheta-putevykh-listov

Гражданская позиция
Добавить комментарий