Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Образец по увеличению штатной единицы

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Итак, попробуем рассчитать трудозатраты работника в месяц на обработку тех видов документов, которые были перечислены выше с точным указанием объемов работ (см. таблицу).

Служебка об увеличении штатной численности

Важно Это быстро и бесплатно!

  • Почему нужен такой документ?
  • Кто должен составлять?
  • Требования
  • Как правильно написать?
  • Как верно оформить?
  • Готовый вариант бумаги при добавлении сотрудников

Почему нужен такой документ? Во всех организациях штатное расписание составляется строго исходя из требуемого количества сотрудников и объема выполняемых ими работ, а также является локальным актом, определяющим организационную структуру, наличие в фирме отделов, подразделений, их взаимную подчиненность и отражает форму оплаты труда.

Письменное обоснование увеличения штатной численности юридического отдела

Опыт показывает, что ими трудно воспользоваться, поэтому лучше провести оценку трудозатрат, основываясь на предложенных в государственных нормативах описаниях содержания выполняемых работ. Для этого нужно:

1. Выписать из нормативов те виды работы, которые выполняет сотрудник.

2. Проанализировать, соответствует ли содержание работы, перечисленной в нормативе, той работе, которая выполняется сотрудником.

Так, в приведенном выше примере в содержание работы включено «проставление адреса на конверте».

Сейчас во многих организациях используются системы электронного документооборота, которые позволяют осуществлять данную операцию в автоматическом режиме.

Если ваша система обеспечивает такую возможность, значит, трудозатраты на данный вид работы нужно будет корректировать в сторону уменьшения.

3. Подсчитать по нормативам трудозатраты и посмотреть, что получится.

В этих нормативах приведены и методики расчета численности персонала ДОУ.

Служебная записка об изменении штатного расписания

Пояснительная записка к проекту штатного расписания На данный момент в штатном расписании «Главкино» предусмотрено двадцать должностей. Для решения задач, связанных с запуском КТК Главкино в «Главкино» на 01 октября 20011 года разработана новая организационная структура и проект штатного расписания с 28 (двадцатью восемью) новыми должностями.

Специалисты Аппаратного комплекса необходимы для контроля за поставкой и монтажем оборудования и, после запуска КТК, обеспечения бесперебойной работы оборудования и сетей КТК.

Поиск

Нормативная база Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

Вид работ Число документов в месяц Норма, часов на документ Всего часов Исходящие письма 152 0,080 12,2 Входящая служебная корреспонденция 152 0,065 9,9 Обращения граждан 64 0,083* 5,3 Распоряжения вышестоящих организаций 54 0,080 4,3 Распоряжения руководителя 29 0,080 2,3 Входящие телефонограммы 19 0,200 3,9 470,0 37,8 * П. 6.

5 «Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», взяты только пп.

Консультация юриста

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций

Нормативные материалы по труду должны быть доступными для применения — простота восприятия, применения нормативов, нормативных формул, удобство применения нормативных таблиц, четкость значения факторов. 1.7.

Внимание Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота. Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.
Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив.

Бесплатная консультация юриста

Делопроизводством и архивом в организации занимается один специалист. В его обязанности входит, помимо ведения архива, регистрация, учет и контроль документов:

  • исходящие письма (1219) (в скобках – показатели за 8 месяцев прошлого года);
  • входящая служебная корреспонденция (1215);
  • обращения граждан (510);
  • распоряжения вышестоящих организаций (429);
  • распоряжения руководителя (232);
  • входящие телефонограммы (155).

Необходимо грамотно составить докладную записку руководителю учреждения и обосновать введение штатной единицы (бюджетная организация) или перераспределение обязанностей в отделе.

Свои аргументы можно усилить такими данными:

  • Во многих наших организациях объем документооборота в среднем увеличивается за год на 15–30 %. Если в организации наблюдается такая тенденция, можно подготовить руководству прогноз на 2–3 года вперед и поставить вопрос об увеличении штатов с прицелом на будущее.
  • Численность сотрудников службы ДОУ можно приблизительно оценить, исходя из общей численности персонала организации.

Обоснование для введения штатной единицы

ШР, утвержденного приказом № 34 а от 01.07.2009 г.

Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству.

Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

  • Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
  • На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей.

– «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур Федеральных органов исполнительной власти», утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;

Источник: http://zakoninfo.su/obrazets-po-uvelicheniyu-shtatnoj-edinitsy/

Пояснительная записка об увеличении численности штатного расписания

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

ООО «Циклон» Иванову Р. Р.«). Затем указывается наименование записки (об изменении расписания), после чего следует главная информация.

В документе указываются причины, повлекшие за собой необходимость внесения изменений: увеличение либо сокращение рабочего штата, изменения в базовом окладе работников, изменение размера различных надбавок, изменение рабочего времени и другие.

Далее следует указание мер, которые предполагается предпринять (в данном случае просьба внести настоящие корректировки в штатное расписание организации).

Как верно оформить? После того, как служебная записка составлена, ее следует зарегистрировать в специальном журнале (предназначенном для внутреннего учета записок). С этой целью ей должен быть присвоен номер согласно с принятой в компании нумерацией такого документа.

Если загрузка работника превысит количество рабочих часов в месяце, то смело можно готовить докладную записку руководству. Несколько рекомендаций относительно того, как обсуждать с руководством загруженность персонала и необходимую численность подразделения

  • Современные руководители, как правило, хорошо понимают язык цифр и плохо воспринимают неконкретные жалобы на перегруженность. По возможности, нужно подготовить оценку дополнительных затрат организации (на расширение штатов и/или повышение зарплаты) и соотнести их с той отдачей, которая в итоге будет получена.
  • На разговор с руководством лучше идти, имея на руках не только данные о загруженности персонала, но и конкретные предложения по перераспределению обязанностей.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

РЦОИТ при ЦИК России В связи с увеличением объема, сложности и ответственности работы Отдела бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России, вызванного реализацией мероприятий Программы информационно-разъяснительной деятельности ЦИК России в период подготовки и проведения федеральных избирательных кампаний в 2007-2008 годах, и, прежде всего, составлением бухгалтерской отчетности по размещению заказов на поставки продукции, выполнение работ и оказание услуг для государственных нужд, а также по реализации государственных контрактов, заключенных РЦОИТ при ЦИК России по результатам проводимых открытых конкурсов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, предлагается: преобразовать одну штатную единицу должности ведущего специалиста I разряда в должность главного консультанта в Отделе бухгалтерского учета и отчетности РЦОИТ при ЦИК России.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Как говорить с руководством об увеличении штата

Менеджер по персоналу 1 Административно хозяйственный отдел Начальник АХО 1 Менеджер АХО 1 Секретариат Курьер 1 Финансовая дирекция Бухгалтер 2 Финансовый специалист 1 Аппаратный комплекс Начальник аппаратного комплекса 1 Начальник смены 1 Системный администратор КПП 1 Специалист по учету 1 Дирекция по IT IT директор 1 Системный администратор 1 Дирекция по эксплуатации Директор по эксплуатации 1 Главный инженер по эксплуатации 1 Инженер ремонтно-строительной группы 1 Инженер электрик 1 Инженер по водоснабжению и канализации 1 Инженер по вентиляции и кондиционированию 1 Техник 2 90000 Коммерческая дирекция Коммерческий директор 1 Заместитель коммерческого директора по планово – аналитической работе 1 Заместитель коммерческого директора по работе с клиентами 1 Координатор 1 Специалист по планово – аналитической работе 1 60 000 3 023 300 Увеличение ФОТ в IV кв.
Его наличие необходимо для всех компаний и индивидуальных предпринимателей, что может быть проверено контролирующими органами. Оно должно оформляться с точным указанием количества сотрудников в каждом отделе, объема их занятости, размера оклада и надбавок, а также некоторых других сведений. Оформляется этот документ в соответствии со стандартизованной формой Т-3.
В случае возникновения необходимости оно может изменяться (например, при изменении объема работ, при оптимизации количества работников или же, наоборот, при увеличении штата и добавлении новой штатной единицы (образец можно скачать ниже), а также при изменении размера заработной платы). При этом независимо от причин, по которым будут произведены изменения, последние должны быть обязательно полностью отражены в служебной записке. После составления этот документ подлежит регистрации в специальном журнале.

ШР, утвержденного приказом № 34 а от 01.07.2009 г. в связи с производственной необходимостью в следующем порядке:

  1. Создать отдел по работе с заказчиками с подчинением директору по развитию.
  2. Ввести в отдел должность начальник отдела с количеством штатных единиц – одна и окладом рублей.
  3. Увеличить количество штатных единиц по должности прораб до 5(в настоящий момент 3).
  4. Ввести дополнительно должность машинист растворной станции в количестве 2 штатных единиц и окладом 18000 рублей.
  5. Ввести дополнительно должность инженер-сметчик 1 категории в количестве 1 штатной единицы и окладом 20000 рублей.
  6. Изменить оклад специалиста отдела кадров на рублей.
  7. Изменить оклад инженера по логистике на рублей.
  8. Изменить оклад кладовщика на рублей

Начальник отдела кадров Б.А.
Кто должен составлять? Четких указаний насчет этого вопроса в российских законодательных актах не дается.

Как правило, их составляют работники службы кадров, которым необходимо сообщить об изменениях в численном составе рабочего коллектива (как при сокращении, так и при приеме новых работников), которое повлечет за собой и изменение расписания.

Кроме этого, записки могут составляться и руководителями отделений (например, если по техническим причинам приходиться сократить общее рабочее время либо если при расширении рабочих мощностей выявилась нехватка рабочих кадров, и требуется набрать дополнительных сотрудников).


Требования Жестких требований к составлению служебных записок, касающихся штатного расписания, не предусмотрено (равно как и к правилам оформления самого расписания – несмотря на наличие унифицированной формы, допускается ее изменение).

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/21/poyasnitelnaya-zapiska-ob-uvelichenii-chislennosti-shtatnogo-raspisaniya/

Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание.

Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства.

В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

  1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
  2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
  3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
  4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
  5. Реорганизационные процессы на предприятии.
  6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все.

Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

  1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
  2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
  3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований.

Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт.

Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением.

Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд.

Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

  1. Список сокращаемых должностей.
  2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

  1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
  2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует.

Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ.

Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки.

В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы.

Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер.

Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы.

Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/izmenenie-shtatnogo-raspisaniya-chto-nuzhno-znat.html

Штатная численность в 2019 году

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Штатная численность организации – один из важнейших системных показателей, напрямую связанный с его рентабельностью. В статье расскажем, как правильно её рассчитать и оптимизировать.

Штатная численность работников: определение

Предприятие – это сложная система, для функционирования которой необходимо соответствующее число работников. Все они должны обладать определенными специальными знаниями и квалификацией. Объемы выполняемой работы зависят как от условий труда, так и от количества персонала, которое должно быть оптимальным.

Штатная численность – это одно из важнейших, системообразующих понятий в кадровом деле. Определяя оптимальную её величину, следует понимать, что это цифра, основанная на реальном положении дел в организации.

Расчет штатной численности работников

Самая простая формула расчета основана на сопоставлении объема или выручки с потраченным рабочим временем. Учитываются два периода – тот, на который надо определить оптимальную величину, и аналогичный период прошлого года.

Н = Оп : (Фрв × Впл × Квн)Н – норма численности работниковОп – объем работ или продаж, заложенный в планеФрв – фонд рабочего времени на планируемый период, указывается в часахВпл – выработка на одного сотрудника или норма выручки, заложенная в плане

Квн – плановый коэффициент выполнения норм

Данная формула верна только в первом приближении. Она не учитывает условия работы и специфику производства на конкретном предприятии. Также она рассматривает работников как «биороботов», никогда не болеющих и не берущих отпуска.

Для учета «человеческого фактора» в кадровом деле введен коэффициент невыхода на работу.  Его можно рассчитать, если вести точный учет рабочих и нерабочих часов от общего рабочего времени на предприятии (он называется фондом).

Итак:Кн = 1 + ДнКн – коэффициент невыхода сотрудников на работу, заложенный в плане,

Дн – нерабочая доля в общем фонде рабочего времени. Необходимо определить общее количество часов рабочего времени, количество часов невыхода и их пропорцию.

С учетом коэффициента невыхода на работу требуемая штатная численность рассчитывается так:

Шч = Н × Кн

Эти расчеты помогают достичь оптимальной величины. При ней не перерасходуется зарплатный фонд, рабочее время используется эффективно и рационально, производительность предприятия увеличивается.

Очень важно, что эти расчеты делаются и в интересах самих сотрудников. Именно так поддерживается адекватный трудовой режим с учетом отпусков, больничных и непредвиденных обстоятельств.

Оптимизация штатной численности

Штатное расписание организации – это сложная и живая система, в которую приходится регулярно вносить изменения. Это прямая обязанность кадрового специалиста.

Все вышеуказанные формулы используются в качестве ориентировочных. Необходимо учитывать структуру компании, показатели рентабельности. Важно не допустить диспропорционального соотношения количества руководителей и рядовых работников на предприятии, диспропорции сотрудников различных специальностей и т.д.

Оптимизация штатной численности проводится, когда расписание неэффективно: слишком велико или мало.  

Как обосновать увеличение штата сотрудников (пример)

Обоснованием является решение работодателя, а приведенные расчеты – основание для пересмотра расписания.

Допустим, в маркетинговом отделе компании работают 5 сотрудников.  На 2019 год запланирован объем продаж 36 000 000 р при фонде времени 1970 часов. Таким образом, выработка на каждого работника по плану составит 3300 р. Но за аналогичный период минувшего 2017 года фактическая выработка составила 3000 р. Следовательно, коэффициент выполнения норм 1,11.

Подставим эти данные в формулу расчета нормативной численности отдела:  

Н = Оп : (Фрв × Впл × Квн).

36 000 000 : (1970 × 3 300 × 1,11) = 5 человек. Казалось бы, все сходится? Норма совпала с фактическим количеством работников. Но необходимо учесть и коэффициент невыхода.

В 2019 году руководитель может ориентироваться на такие нормативные показатели:

  • 28 дней – календарный отпуск, гарантированный Трудовым кодексом,
  • 7 дней – отпуск за свой счет, без сохранения заработной платы,
  • 14 дней –больничный.

Итого 49 дней, это 392 рабочих часа. В общем фонде рабочего времени это составит 0,2 (1970 часов: 392 часа).

Коэффициент невыхода на работу измеряется по формуле Кн = 1 + Дн, 1+ 0,2 = 1,2. Получаем, что в отделе маркетинга должно  быть 5 × 1,2 = 6 человек.

Соответственно, кадровый отдел должен предоставить руководству обоснование того, что в штатное расписание маркетингового отдела необходимо ввести 1 единицу.

Пример обоснования введения новой должности в штатное расписание

Пример служебной записки об увеличении штатной численности

Работа предприятий связана с постоянным развитием и наращиванием темпов работы. По этой причине периодически может возникать надобность введения новой должности в штатное расписание. Данная процедура на самом деле имеет много серьезных аспектов. Важно определиться не только с названием вакансии, но и обосновать нововведение документально.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Введение вакансии в штат организации должно проводиться в несколько основных этапов. Их можно подразделить на организационные и документально-сопроводительные.

В проведении данной процедуры необходимо следовать таким шагам:

  • Выявить необходимость во внесении изменений;
  • Написать служебную записку о возникшей необходимости в дополнительной единице;
  • По приказу руководителя оформить документ с указанием всех действующих вакансий, а также нововведенных.

Название должностей в штатном расписании должно соответствовать утвержденному государственному перечню.

Как обосновать введение в штатное расписание новой должности?

Законами РФ определено, что организация может сама координировать количество нанятых работников. Также по инициативе руководителя могут добавляться сотрудники, переименовываться имеющиеся должности или производиться сокращения. Но для каждого из перечисленных действий необходимо иметь серьезные обоснования, которые выражаются посредством подготовки официальных расчетов и документов.

Увеличение штата и нововведение дополнительной единицы обычно происходит по следующим причинам:

  • Объемы работ были увеличены;
  • Внедрены дополнительные технологии или направления;
  • Добавление вакансии поможет улучшить производительность отдела, структурного подразделения или предприятия в целом.

Перечень не является конечным и в компании могут возникнуть иные причины, которые могут обосновать необходимость нововведения.

Пример обоснование — введение новой должности в штатное расписание

Пример обоснование также называют служебной запиской. Рассмотрим пример обоснования на введение дополнительной единицы в штатное расписание из-за увеличения документооборота.

Следую правилам хранения документов, в каждом отделе есть человек, на которого возлагается ответственность за своевременную сдачу подшитых папок в архив предприятия или зональный архив.

Особенно много таких документов формируется в процессе работы бухгалтеров, кадровых работников и экономистов.

Работники этих отделов могут подготовить служебную записку для обоснования необходимости введения единицы, которая должна своевременно брошюровать, подшивать и переносить документы в производственный архив. Кроме того выдавать их по требованию можно только под роспись.

В примере обоснования указывают:

  • Количество ежегодно формируемых дел;
  • Время, затрачиваемое на их брошюровку, подшивку, приемку и выдачу.

Производится подсчет времени потраченного в месяц. Исходя из этого, определяется размер ставки и оклад будущего работника.

Приказ о введении в штатное расписание новой должности – образец

Ввод новой должности в штатное расписание происходит по приказу руководителя. Оформление приказа происходит на основании поданной служебной записки.

В приказе указываются следующие пункты:

  • Необходимость составления иной структуры в связи с поданным ходатайством о произведение изменений;
  • Указание отдела, куда будет вводиться вакансия;
  • Название вводимой вакансии;
  • Размер ставки, должностного оклада и иных постоянных надбавок.

Приказ утверждается руководителем и закрепляется печатью предприятия.

Скачать образец приказа 

Служебная записка о введении в штатное расписание новой должности

Ходатайство о введении новой должности в штатное расписание выражается служебной запиской руководителя отдела или структурного подразделения, которое нуждается в новом работнике.

Служебная записка не просто выражает просьбу ввести изменения, но представляет официальные обоснования этому действу. Новая структурная единица потребует определенных материальных затрат от предприятия.

Поэтому очень важно в записке произвести расчет целесообразности этих затрат и получение финансовой выгоды от нового работника.

Кроме самой служебной записки необходимо разработать следующие приложения:

  • Расчет объемов образовавшихся работ;
  • Привести данные норм трудозатрат по специальностям из Постановления Минтруда РФ от 2002 года;
  • Дать экономический расчет полученной прибыли от введения новой вакансии.

Полученная выгода может быть выражена, например, в том факте, что введенная рабочая единица разгрузит существенно иных специалистов, которые смогут освободившееся время потратить на разработку новых идей и концепций.

Скачать образец служебной записки 

Проверка и сбор информации осуществлена при поддержке Mincredit.ru

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (8 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://legionfg.ru/primer-obosnovaniya-vvedeniya-novoj-dolzhnosti-v-shtatnoe-raspisanie/

Гражданская позиция
Добавить комментарий